Digitale prosedyrer er løsningen for å øke kvalitet i leveransene

Etterlevelse av prosedyrer er en stor utfordringen mange bedrifter står ovenfor, og digitale prosedyrer er absolutt løsningen for mange

En av de største utfordringene i olje og gass bransjen, og flere andre bransjer, er ikke akkurat mangel på prosedyrer men omfanget av prosedyrer. Noen steder blir antallet så omfattende at bedrifter absolutt bør se på nytteverdien av disse.

88% av hendelser skyldes brudd på prosedyrer

Tidligere studie fra Ptil viser at 88% av hendelser kan relateres til brudd på prosedyrer. Det er ingen grunn til å tro at dette har endret seg de siste årene. Det finnes så mange prosedyrer at skjer det noe, skal det godt gjøres om det ikke er brudd på minst en av de prosedyrene som eksisterer i mange bedrifter.

Eksempler fra et raskt søk på nettet:

  • Borerør løsnet fra magnetåk og traff person i hodet. Personen befant seg innenfor avsperret område og under hengende last. Bakenforliggende årsaker: Manglende etterlevelse av prosedyrer for løfteoperasjoner.
  • Utilsiktet åpning av elevatorklave på tårnboremaskin. BHS falt ut av elevatorklaven og mot V-dør. Bakenforliggende årsaker: Mangelfull etterlevelse av styrende dokumenter

Hvorfor eser systemene ut?

Eksempler etter nok et raskt søk på nettet:

  • Ahus ser alvorlig på at det har skjedd en svikt i etterlevelse av prosedyren for kontroll av blodprodukt. Avdelingen har gjennomgått hendelsen og innskjerpet rutinen.
    • Hva som akkurat her menes med innskjerpet rutine har jeg ingen kunnskap om, men det jeg vet er at generelt blir rutinene ofte skjerpet ved at det innføres enda en ny skriftlig prosedyre eller sjekkliste som legges inn i systemet som ingen bruke
  • Forventninger fra en stor Statlig aktør: «Det forventes at leverandøren har utarbeidet HMS-prosedyrer for alle potensielt farlige operasjoner.»
    • ALLE potensielt farlige operasjoner!!!! Det er mye det. Slike krav fra kunder er en viktig årsak til store omfattende meningsløse systemer. Kunder bør absolutt være mer selvkritisk til hva de ber om fra sine underleverandører.

Fokus blir på å tilfredsstille en kunde eller myndighetsorgan der og da, framfor å etablere noe som faktisk fungerer operasjonelt. Veldig ofte hører jeg at dokumentene har en fordi kunde krever det. Kunder bør gå litt mer stille i dørene før de detaljstyrer sine undeleverandører for mye. Det fører til syvende og sist bare til dyrere leveranser.

Løsningen er digitale prosedyrer

Digitalisering av arbeidsprosesser hever kvaliteten i utførelsen. Med å digitalisere prosedyrer så mener vi å ta steget langt forbi sharepoint arkivsystemer. Ved å anvende gode digitale verktøy vil du sikre at ansatte faktisk bruker og følger prosedyren. Prosedyren blir et operativt aktivt  verktøy framfor et passivt oppslagsverk. Digitale  prosedyrer sikrer at:

  • du blir stoppet om du gjør ting feil eller hopper over steg,
  • At data blir registert og tilgjengelige for andre
  • Andre kan se status på framdriften
  • Data kan brukes til analyse og forbedring
  • De ansatte bruker verktøyet HVER GANG!

Så hvordan skal vi komme oss vekk fra byråkratiske systemer til gode operative systemer?

  • Ledelse bør være mye mer kritisk til hvordan de bruker ressursene sine innen kvalitet og hms. Oppnår de en operativ nytteverdi og bidrar det reelt til bedre sikkerhet, eller er det kun en byrde?
  • Fagavdelingene bør være forretningsorientert i sin tilnærming. Ledelse må engasjere personer i disse stillingene som forstår bedriften og har forretningsforståelse. (I dag finnes det for mange ISOkrater i fagavdelingene)
  • Svaret på uønskede hendelser er ikke alltid flere rutiner og sjekklister
  • Kunder må være mer kritiske til hva de krever av sine underleverandører. Dette er stor årsak til omfattende byråkratiske systemer
  • Digitalisering: Veldig få personer leser en skriftlig wordprosedyre, men digitale prosedyrer som er integrert i den daglige operasjonen vil løfte bruken, etterlevelse og ikke minst nytteverdien dramatisk.

I Antenor har vi selv digitalisert vår egen verdikjede, og andre prosedyrer, med Antenor BMS som verktøy. Vi går fra et «dumt» prosesskart til digitale verktøy. Her vil involverte i prosjekter nå sørge for at en digitalt sjekker ut at alle kritiske punkter blir gjennomført. Dette for å sikre god kvalitet i leveranser. Og dette sikrer FULL ETTERLEVELSE av våre etablerte prosesser.

Konklusjon:

Ledelse og fagavdelinger må tenker forretningsorientering og en må ta steget vekk fra manuelle worprosedyrer til digitale prosedyrer på de mest kritiske prosesser og aktiviteter

Previous