Digitale prosedyrer øker kvaliteten i leveransene

Etterlevelse av prosedyrer er en stor utfordring i mange bedrifter – derfor er digitale prosedyrer løsningen 

En stor utfordring i olje- og gassindustrien, – og i flere andre bransjer, er ikke mangel på prosedyrer, men heller mangfoldet av prosedyrer. Omfanget av prosedyrer er blitt så komplekst i mange bedrifter, at etterlevelsen blir utfordret og nytteverdien blir redusert.

 

Alt for mange uønskede hendelser skyldes brudd på prosedyrer

Rapporter fra Ptil har gjentagende vist at altfor mange uønskede hendelser kan relateres til brudd på prosedyrer. Det er ikke noe nytt og det er heller ingen ting som indikerer at dette har endret seg i det siste.

Flere vil sikkert kjenne seg igjen i disse eksemplene:

«Borerør løsnet fra magnetåk og traff person i hodet. Personen befant seg innenfor avsperret område og under hengende last» Bakenforliggende årsaker er blant andre: «Manglende etterlevelse av prosedyrer for løfteoperasjoner».

«Utilsiktet åpning av elevatorklave på tårnboremaskin. BHS falt ut av elevatorklaven og mot V-dør.» Bakenforliggende årsaker er blant andre: «Mangelfull etterlevelse av styrende dokumenter»

 

Hva er årsaken til at styringssystemer eser ut og antall prosedyrer blir så omfattende?

For å prøve å gi svar på dette, har jeg tatt utgangspunkt i noen reelle hendelser, og tillatt meg å spekulere rundt disse

«Ahus ser alvorlig på at det har skjedd en svikt i etterlevelse av prosedyren for kontroll av blodprodukt. Avdelingen har gjennomgått hendelsen og innskjerpet rutinen»

Som nevnt, jeg vet ikke hva det innebærer nettopp her at avdelingen har «gjennomgått hendelsen og innskjerpet rutinene». Det jeg derimot vet av erfaring, er at dette ofte betyr at det innføres enda en ny skriftlig prosedyre eller sjekkliste. Og, dessverre, at denne i sin form, ikke er enklere å etterleve.

«Det forventes at leverandøren har utarbeidet HMS-prosedyrer for alle potensielt farlige operasjoner»

Ved førte øyekast virker dette selvfølgelig. Sikkerheten kommer først. I praksis oppleves dette alt for ofte som et uoverkommelig og nokså meningsløst arbeid. Og til syvende og sist, når arbeidet skal utføres og den enkelte må forholde seg til en urskog av prosedyrer, blir etterlevelsen deretter. Der man i utgangspunktet hadde ønske om å skape trygge og sikre arbeidsforhold, har man skapt et system som arbeider mot sin hensikt. Krav som disse er med på å skape altfor omfattende og meningsløse systemer. Vi bør derfor være mer kritisk til hva vi ber våre underleverandører om, og selv være robuste nok til å si ifra til kunder i møte med slike krav. Faren ved slik krav, er at for leverandøren blir det sentrale å tilfredsstille kravene, fremfor å etablere prosesser som fungerer operasjonelt og som ivaretar sikkerheten

Målet blir ensidig å tilfredsstille kunde- eller myndighetskarv, fremfor å få på plass sømløse operasjonelle prosesser som skaper verdier

Løsningen er digitale prosedyrer

Ved å digitalisere prosesser og prosedyrer, forenkler man ikke bare selve prosedyren, man gjør det også langt enklere å etterleve den. Rett og slett fordi prosedyren nå er en operativ og aktiv prosess, fremfor et passivt oppslagsverk. Digitalisering av arbeidsprosesser øker etterlevelsen og dermed også sikkerheten.

Digitale prosedyrer sikrer at:

  • Du blir hindret i å gå videre i prosessen om du gjør feil eller hopper over steg
  • Data blir registret og er tilgjengelige for andre i sanntid
  • Andre kan følge framdriften og status på prosessen
  • Data et tilgjengelig til enhver tid og kan enkelt brukes i analyser og til forbedring
  • Det er et verktøy alle ansatte ser direkte nytte av, både på operativt og strategisk nivå

Veien fra «byråkratiske» systemer til gode operative systemer

  • Først og fremst må ledelsen være bevisst hvordan de forvalter sine ressurser innen kvalitetsledelse og HMS. Har de et kvalitetssystem som de opplever gir direkte nytteverdi, i form av bedre og sikrere arbeidsprosesser? Gir kvalitetssystemet enkelt og oversiktlig informasjon om risiko og muligheter, slik at en kan ivareta en lønnsom virksomhetsstyring? Eller er systemet kun noe en «må ha» og dermed kun en byrde?
  • Fagavdelingene for kvalitet bør kunne være forretningsorientert i sin tilnærming til faget og arbeidet. Et digitalt system frigjør kvalitetsansvarlig for rollen som «dokumentkontroller» og gir dermed disse muligheten til å jobbe mer strategisk med overordnet kvalitetsforståelse i bedriften.
  • Svaret på uønskede hendelser er som oftest ikke flere rutiner og sjekklister, men bedre forutsetninger for den enkelte å gjennomføre arbeidsprosessen
  • Kunder må være mer kritiske til hva de krever av sine underleverandører, og leverandører må være robuste nok til å stille spørsmål ved unødvendige krav. Mangel på dette er en betydelig årsak til altfor omfattende byråkratiske systemer
  • Digitalisering: digitale prosedyrer som er integrert i de daglige operasjonene vil øke etterlevelsen og sikkerheten, og dermed ha en reell nytteverdi

 

For å sikre god kvalitet i leveranser og etterlevelse av våre prosesser har vi i Antenor med Antenor BMS, digitalisert vår egen verdikjede og våre prosesser og prosedyrer.  Alle som er involvert i arbeidsprosessen og/ eller prosjektet sørger for å sjekke ut digitalt alle kritiske punkter i arbeidsprosessen. Dette har blitt en naturlig og integrert del av vår arbeidsmetodikk. Ta kontakt om du ønsker mer informasjon.

 

Previous

Next