Etablere kvalitetssystem basert på ISO 9001 standarden – 9 steg til målet

Din organisasjon har bestemt seg for å etablere kvalitetssystem basert på ISO 9001 standarden. Kanskje vil dere også ha et sertifikat som beviser dette. Flott begge deler. Men hvordan kommer vi dit? I Antenor har vi bidratt med etablering av hundrevis av systemer og vi har grundig erfaringer på hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Vi har etablert programvare, metoder og systematikk for å få dette på plass. Dette kan vi derfor en del om og her er essensen som alle bør tenke på.

1 Hva er ditt ambisjonsnivå?

En viktig avklaring er å forstå hva det innebærer å gå for et ISO 9001 nivå og hvorfor en ønsker å gå dit. Denne avklaringen vil være viktig med tanke på valg av innsatsen man legger ned i dette. Se på figuren under og vurder hvor du selv ønsker å være. Er mål om ISO 9001 noe som kunde forlanger, eller ser du stor nytteverdi i en mer strukturert bedrift. Jo større nytteverdi du ser, jo større er sannsynligheten for at det er en økonomisk gevinst å hente. Ser du ingen nytteverdi er sjansen stor for at du etablerer et system som ja nettopp, ikke har noen nytteverdi. Begge deler er en selvoppfyllende profeti.

2 Etabler en klar forpliktelse og engasjement blant ledelse og nøkkelpersoner

Du vil aldri oppnå noen stor nytteverdi med mindre du har et solid eierskap til prosessen fra ledelse og nøkkelpersoner. Ledelse må sette av nok ressurser til dette. En skal ikke undervurdere tidsbruken. Ledelse må videre vise i ord og handling at de mener alvor. De må sørge for at disse «nye» aktivitetene blir en like selvfølgelig del av bedriftens hverdag som all annen operasjonell aktivitet. ISO 9001 handler om at bedriften i det daglige fungerer på et visst nivå og har etablert de nødvendige aktivitetene som støtter opp om standarden. Videre må en sørge for at de krav som ligger til grunn er tatt høyde for i de daglige operasjonelle prosessene.

3 Bygg kompetanse og velg egnet verktøy i forhold til ambisjonsnivået

Kravene i ISO 9001 standarden er ikke rakettforskning. De fleste velorganiserte bedrifter har mye av kravene på plass allerede. Det handler ofte om å samle disse på en strukturert måte. Her kan du lese mer om hva det handler om. Når kompetanse og forståelsen er etablert kan du vurdere ditt eget ambisjonsnivå. Er du ute etter et «må ha» system så holder det lenge med interne verktøy. Bruk gjerne enkle og billige word/excel/sharepoint løsninger. Er du mer ambisiøs og tenker at dette skal bidra til bedre styring og kontroll og gi dere et grunnlag for kontinuerlig forbedring, bør du vurdere ulike programvarer, som f. eks Antenor BMS, da det vil kreve ressurser å ligge på dette nivået.

4. Bli kjent med din egen bedrift.

Start prosesssen med det grunnleggende. Forstå din egen bedrift (kontekts, interessenter og ikke minst risikofaktorer). Dette er helt nødvendig for det videre arbeidet og sørger for at du kommer riktig ut av startblokken

5. Kartlegg din verdikjede.

Få kontroll på din verdikjede. Finn ut hvordan dere skal levere deres produkter og tjenester på en god måte som sikrer høy grad av kundetilfredshet. Hvem gjør hva i prosessen. NB! Vær kritisk til tidsforbruket her. Dette bør ikke ta for mye tid. Finnes konsulentgrupperinger som gjerne bruker måneder på denne jobben. Ofte ikke nødvendig!

6. Etabler første fase av nødvendige dokumenter

ISO 9001 standarden har ingen egne krav om dokumenter (prosedyrer osv). Men bedriften bør tenke gjennom hva den trenger selv, det er kravet. Gjennom en god kartlegging av verdikjeden så vil du få et raskt overblikk på hva du trenger. Dokumentasjon har vi for å 1) ivareta og dele kompetanse 2) sikre riktig første gang 3) bidra til god samhandling.

7 Etabler systematikk på andre nødvendige prosesser

ISO 9001 standarden vil forvente at du har systematikk på blant annet følgende områder:

NB! Her må hver enkelt av prosesseierne ta sin del av ansvaret. Det er IKKE kvalitetssjefen sitt ansvar at f. eks kompetansestyringen fungerer. Dette tilhører nok prosesseier for HR.

7. Definer KPI mål.

Etabler god KPI mål for bedriften. Her bør en tenke på hva det er som driver omsetning og overskudd.

8. Evaluer (revider) system.

Etter å ha etablert systemet og latt det virke noen måneder er det tid for en evaluering. Har vi kontroll, hva er gap mot ønskede standarder. Hva er gap mot ønsket prestasjonsnivå. Lag en handlingsplan for de neste 12 måneder som et resultat.

9. Skap engasjement og aktivitet i system.

Ledelse i navn og i gavn helt essensielt. Ledelse er ikke engasjert kun fordi de setter av ressurser eller pusher på, men når de tar personlig interesse og deltar aktivt i utarbeidelse og oppfølging av system. DE MÅ VITE HVA DE VIL MED DETTE.

  • Visualiser systemet
  • Opplæring i system. Hvorfor og hvordan

Previous

Next