Hvordan velge riktig programvare for ditt styringssystem?

Det finnes et stort antall programvareleverandører innen virksomhetsstyring.  Alt fra enkle, gjerne word/excel/sharepoint baserte systemer, til komplette digitale løsninger. Som kunde kan det være utfordrende å velge riktig og særlig når en selv har lite kompetanse på området. Her er en liste av faktorer som en kan ha med i vurderingen.

Hva er ditt ambisjonsnivå?

Er dette noe du «må ha» pga av kundekrav eller ser du på virksomhetsstyring som viktig for god vekst og økt profitt – «excellence» nivå. Er du på «må-ha» nivået har du gjerne begrenset interesser av å aktivt bruke systemet, og ser liten eller ingen verdi i å bruke tid og ressurser på kvalitetsystemet.  Da kan du gjerne vurdere manuelle word/excel/sharepoint systemer som du kan bygge opp internt, eller billige dokumentbaserte løsninger. Har du større ambisjoner bør du se på digitale løsninger som gir best mulig Return of Investment. Slike systemer gir deg digitaliserte effektive prosesser og har gjerne gode analyseverktøy. Slike løsninger bidrar til bedre styring, kontinuerlig forbedring og scorer høyt i anbudsrunden. Så finn ut hvor du er på skalen fra «må-ha» til «excellence» nivået.

Vil du ha èn portal å forholde deg til eller flere ulike løsninger?

Mange tilbyder i markedet har få men spisset løsninger. F. eks finnes det leverandører som kun leverer avviksystem, mens andre kun har dokumentstyring og andre igjen har full fokus på datablad.  Noen har kanskje 2 eller 3 mouler. Men, skal du f. eks ISO sertifisere deg må du ivareta mange prosesser og det kan være et behov for flere løsninger. Da kan det være interessant å se på tilbydere som har et bredt utvalg avv mulige moduler og som også kanskje har mulighet til å skreddersy moduler.  Ofte en fordel framfor mange ulike leverandører som ivaretar ulike prosesser. Det første du bør gjøre er å kartlegge ditt behov for løsninger i dag og gjerne flere år i framtiden. Kanskje du har et begrenset nivå i dag men pga av vekstambisjoner vil du ha et større behov senere. Da kan det være greit å velge en leverandør som kan tilby utvidelser etter hvert som du vokser.

Er det viktig at leverandører har fagkompetanse å tilby?

Noen leverandører er gjerne mer IT bedrifter enn kompetansebedrifter innen virksomhetsstyring.  Noen holder gjerne på med andre ting rent faglig men har lagt til noen enkel moduler, f eks avvik, i pakken. Har en full kompetanse internt er det kanskje ikke så kritisk, men en bør vurdere om en allikevel ønsker å ha en sparringspartner.  En må og tenke at kompetanse som bedriften besitter bygges inn i programvaren. Har en mindre eller ingen fagressurser internt bør en velge leverandører som tilbyr kompetanse og som holder programvaren oppdatert i takt med den faglige utvikling. Standarder blir ofte oppdatert og da må programvaren følge med i utviklingen.

Kan du bruke en internettbasert løsning?

De fleste vil nok foretrekke en løsning som leveres som en tjeneste over internett. Da sparer du gjerne flere 100.000 kroner i IT konsulentbistand ved installering og senere oppdateringer, og du er rimelig sikker på at løsningen er mer stabil. Noen bedrifter ønsker av ulike grunner å få løsningen installert hos seg på sine servere. Det kan f.eks være av sikkerhetsgrunner eller bestemt i en IT policy.

Er du opptatt av digitalisering?

Da bør du se etter moderne løsninger og leverandører som tar digitalisering seriøst. Med digitalisering mener vi da teknologi som effektiviserer prosesser og endrer arbeidshverdagen. Å laste opp wordskjemaer til en internettportal er ikke veldig effektiviserende, tvert i mot.

Til slutt

  • Har leverandører fokus på videreutvikling og nok ressurser?
  • Er dokumentstyringen iht ISO krav?
  • Mister du data ved endring av moduler?
  • Får du mange kundrevisjoner? Da bør systemet se bra ut og lett å manøvrere i.
  • ISO 9001 har ingen krav til spesifikke prosedyrer. Styr unna dokumentpakker som enkelte selger. Dette er levninger fra 90 tallet
  • Ingen leverandører kan vite hvilke risiko, lover og regler som gjelder for din bedrift eller integrere disse i dine operasjonelle rutiner. Den jobben må du eie og ikke outsource

Håper dette var til hjelp. Begynn med å kartlegge dine behov nå og i framtiden uansett. Lykke til

 

Previous

Next