Dokumentstyring – styrende dokumenter

Utfordring med mange kvalitetssystemer er at «halve dagen» går vekk i administrering av kvalitetssystemet. Hvis en ikke har automatisert denne prosessen er sannsynligheten stor for at din bedrift bruker et høyt antall timer, hver uke og måned, på en oppdateringsprosess som går ut på å:

  1. Møtes for å gå gjennom endringer
  2. Gå tilbake til sitt kontor for å utføre endringer
  3. Sende til ansvarlig for gjennomgang – litt fram og tilbake til endelig ferdig
  4. Legge til rette for publisering i et manuelt system
    1. Oppdatere med nytt dokumentnummer
    2. Arkivere utdatert dokument i eget register for historikk
    3. Oppdatere indeks
  5. Kanskje en fysisk signatur på toppen av det hele?
  6. Informere om nye endringer

Sannsynligheten for at en med et slikt system har en stor kost/nytte verdi er liten. Skulle en ikke bare automatisert hele denne prosessen og brukt dagen på noe mer fornuftig enn administrering av tunge systemer?

Effektiv tilgang til prosedyrer og retningslinjer

Med en digital løsning sparer du tid og har et mer effektivt system

I dag krever ikke ISO standarden selv noen prosedyrer så nå er det heldigvis opp til virksomheten selv å bestemme hva en ønsker å ha. Så hvorfor ha noen i det hele tatt? Dette er essensen i hvorfor du skal ha dokumenter.:

  1. Kritisk kompetanse må en flytte fra hvert enkelt hode til et system slik at det er tilgjengelig for andre
  2. Kritisk informasjon må informeres om ved nyansettelser. Hva er bedre enn en oppskrift når du skal lage en helt ny middagsrett?
  3. Samhandling. Tydelige prosesskart/prosedyrer bidrar til at ansatte utfører jobben slik du vil den skal bli gjort

Som virksomhet er dere ikke tjent med at dere bruker mye unødvendig tid til en tung oppdateringsprosess. En programvare kan gjøre jobben for deg, så kan kvalitetsansvarlig bruke tiden sin mer fornuftig. Et tungt system fører til et dødt system, og ansatte mister tilliten til systemet og utvikler over tid sine avvikende uoffisielle arbeidsmetoder. Virksomheten går derfor ikke i takt lenger og leverer dårligere enn den kunne ha gjort. Med et digitalt verktøy går oppdateringsprosessen på sekunder i stedet for uker, og oppdatert informasjon er lett tilgjengelig der brukeren er på de verktøy en har for hånden.

Neste steg bør være digitale aktive prosedyrer. Les mer her

 

Hvorfor bruke Antenor BMS til dokumentstyring?

Automatisert oppdateringsprosess

Sparer tid og gir økt tillit til systemet

Gode søkemotorer

Prosedyrer tilgjengelig der brukeren er

Sikrer at kompetanse blir ivaretatt og ikke forsvinner med nøkkelpersoner

Brukes til opplæring av ansatte

Ivaretakelse av “Best Practice”

Sikrer samhandling - klart hvem som gjør hva

Våre produkter

Antenor BMS Entry

Systempakke for mindre og/eller nystartede bedrifter. Her kommer du greit i gang med en pakke som åpner dører i markedet til en god pris. Skulle behovet øke kan du enkelt utvide til mer omfattende pakker senere.

Antenor BMS Essentials

Digitale løsninger på det du trenger i forhold til vanlige kunde- og myndighetskrav. Samtidig gir den deg moduler som ivaretar sentrale elementer innenfor Kvalitet- og Risikostyring på en effektiv måte. 

Antenor BMS Premium

Dette er den komplette pakken for litt større og/eller mer komplekse organisasjoner. Vi fokuserer på effektiv styring og kontinuerlig forbedring, både operativt og faglig innenfor Kvalitet- og Risikostyring. 

Add-ons til Antenor AMS Essentials & Premium

Vi kan tilby et stort utvalg av tilleggsmoduler som kan legges til ved behov. Vi kan også lage helt nye moduler for å digitalisere kritiske arbeidsoperasjoner og prosesser. 

Nysgjerrig? Ønsker du mer informasjon?

Ta kontakt med oss! 

Telefon: +47 51 70 72 90

Epost: [email protected]